Microsoft Excel, базовые знания для начинающих пользователей

базовые знания для работы с таблицей Excel

Microsoft Excel, это программа из пакета Microsoft Office, и создана она специально для работы с электронными таблицами. Это популярное приложение предназначено для всех пользователей, которые связаны в сфере своей деятельности с цифрами.

Здесь есть возможность сделать сложнейшие вычисления, моментально сгруппировать значения и многое, многое другое.

Зачастую значительное количество пользователей считают, что Excel, это только таблицы, но это не так, в этой программе производят вычисления. Если вам необходимо сделать простую сводку, без расчетов, то тогда это нужно делать в Microsoft Word, это быстрее и удобнее.

Excel, в сопоставлении с Word сложнее и надо приступать к занятиям в этой программе после того, как вы освоите Microsoft Word.

Конечно для обстоятельного изучения Excel необходимо значительное количество времени, но на практике показано, что для работы здесь хватает базовых навыков.

Как выглядит главное окно программы Microsoft Excel

При первом взгляде на программу вы увидите большую зону с кнопками инструментов, также они имеются на каждой вкладке, а внизу разлинованный лист в виде большой таблицы.

таблица Microsoft Excel

Пощелкайте по каждой вкладке и посмотрите на инструменты, которые здесь находятся. Для этого наведите курсор на каждый кнопку из каждой вкладки, и вы увидите описание ее функции.

Важно! Для работы с клавишами клавиатуры, над отдельными инструментами есть комбинация горячих кнопок, выполняющие те-же действия.

Как открыть программу Microsoft Excel

Для того, чтобы открыть программу, вам необходимо:

  • нажмите на кнопку “Пуск”;

  • в открывшемся списке нажмите на пункт “Все программы”,появится новый список, найдите пункт “Microsoft Office” и нажмите на него.

    Если такой надписи вы не увидите, то, скорее всего, пакет офисных программ, куда входит Microsoft Excel не установлен на вашем компьютере. Скачать Microsoft Excel бесплатно можно здесь;

  • и, наконец, откройте Microsoft Excel.

Ячейки в программе Microsoft Excel

Ячейки в Excel, это основной элемент и они имеют свой порядковый номер строки (1,2,3...) и букву латинского алфавита в столбце (А, В,С...).

По этому у каждой ячейки есть название, например А1 или В4.

у каждой ячеки свое название

В каждую ячейку можно ввести: тескт, число, дату, время, формулу, логические выражения и другое.

Также здесь возможно создать и изменить формат ячейки, то есть границы, что является отличным инструментом в формировании внешнего вида таблицы.

Заполнение ячеек текстом и числовыми значениями в Microsoft Excel

При заполнении ячейки, Excel механически, непроизвольно проверяет вид данных на содержание цифр, формул, логических выражений. Когда она не может определить вид, тогда она расценивает введенные данные, как текст или дату.

Эти данные можно изменять или удалять, и самый простой способ удаления, это ввести данные заново.

Введение текста в программе Microsoft Excel

Для ввода текста в ячейку можно воспользоваться двумя методами:

  • переместить курсор в ячейку и ввести текст и нажать “Enter” или поместить курсор в другое место;
  • переместить курсор в ячейку и ввести в строку формул данные и нажать галочку “Enter”.

Строка формул находится в широкой зоне под полоской инструментов.

так выглядит строка формул

Если ваш текст не помещается в ячейку, тогда ее нужно изменить, то есть увеличить, растянуть.

Для изменения ячейки, необходимо курсор поставить на линию, отделяющую два столбца, он поменяет вид, станет двусторонней стрелкой и, надавить на левую кнопку мыши и не отпуская ее, расширять строку до необходимой размера.

как изменить ячейку

Подобным образом можно изменить высоту строки, только здесь курсор подводим на границу между началом и концом строк и перемещаем его до необходимой величины двойным нажимом для механической подстройки.

Поменять размер также возможно через контекстного меню, как это сделать:

  • нажмите правой кнопкой мыши на данные в ячейке;
  • в появившемся окне выберите “Ширина столбца” или “Высота строки”.

Здесь же вы увидите информацию и об их размерах в разных единицах измерения.

узнать информацию о размере ячейки

Введение цифр в программе Microsoft Excel

Для введения цифр в ячейку, необходимо:

  • навести курсор на ячейку;
  • на вкладке “Главная»” выбрать и нажать “Увеличить разрядность” или “Уменьшить разрядность»”. Этим действием вы подготавливаете ячейку к числовому формату данных.

Важно! Если в цифрах отделять десятые части не запятой, а точкой, то данные цифры распознаются как дата. Поэтому, будьте внимательны с типами данных для заполнения.

Также поменять формат ячейки в цифровой возможно посредством контекстного окна:

  • заходим во вкладку “Главная”;
  • находим “Число”;
  • нажимаем на уголок со стрелкой или вызываем окно комбинацией горячих клавиш CTRL+1.

окно для изменения формата ячейки

Введение валют и процентов в программе Microsoft Excel

Для введения валюты, программа Excel приготовила для пользователей несколько их типов, чтобы их увидеть вам необходимо нажать вот на эту кнопочку.

окно с типами валют

Для того, чтобы ввести валюту в ячейку, ее нужно;

  • выделить;
  • перевести в числовой формат;
  • ввести сумму с валютой;
  • нажать “Enter”. В этот момент программа сама присвоит ячейке финансовый формат.

как вставить валюту

Что такое формат? Это свойство ячейки.

Перед переходом в формат отображения данных, необходимо сначала ввести их, но иногда делают и в обратном порядке.

Также возможно ввести в Excel и проценты. Выделяем ячейку и нажимает кнопочку с процентами.

как ввести проценты

Введение формул в программе Microsoft Excel для расчетов данных

Таблица Excel без формул практически не отличается от таблиц Word. Именно формулы в ней делают возможным выполнять сложнейшие расчеты.

При этом изменяя данные, программа быстро перестраивается и подсчитывает новую введенную информацию.

Перед дальнейшим ознакомлением с Excel хочу вам предоставить значение некоторых терминов, которые вам пригодятся.

Знак равенства, это начало для всех формул.

Константы, это числовое или текстовое значение, и их можно ввести непосредственно в формулу.

Операторы, определяют тип вычисления, которое выполняет формулу. Например “^” (крыша) оператор возведения числа в степень, а звездочка “*”, оператор вычисления произведения чисел.

Функции, это предустановленная формула, которая выполняет вычисления, используя заданные значения в определенном порядке.

Значения ячеек, это основной элемент электронной таблицы, и с помощью формулы, позволяют вычислять различные значения.

В программе Excel возможно создать простую формулу для "-", "х", "+" и ":" константы, то есть числовых данных, для этого в начале числовых данных всегда должен стоять знак "= ", после которого должны идти числовые значения, и операторы вычисления - плюс "+ ", минус " - ", звездочка " * " и косая черта " / ". Как это сделать:

  • выделяем ячейку;
  • вводим “=”, а затем числовое значение и оператор вычисления (=1+1);
  • нажимает “Enter”.

Важно! Также вместо ввода числовых значений возможен выбор ячейки с нужными значениями и между ними ввести операторы. Операторы "х" и ":" выполняются до "+" и "-", это стандарты математических операций.

Применение автосуммирования в программе Microsoft Excel

кнопка Автосумма

Чтобы быстро выполнить суммирование чисел в ячейках, для этого действия в Excel есть кнопочка "Автосумма", это функция, с помощью которой возможно сделать действие сразу со множеством чисел. Как это сделать:

  • необходимо выбрать ячейку рядом числовыми значениями, в которых надо сделать операцию, например "+";
  • нажать на кнопку "Автосумма" на "Главная";
  • далее нажмите клавишу “Enter”.

Кроме того:

  1. Для того чтобы сложить числа в столбце, выберите ячейку под последним числом в столбце, а в строке, выберите первую ячейку справа.
  2. Если вы создали формулу единожды, то ее возможно повторять и в других ячейках, а не вводить заново.
  3. Также возможно использовать функцию “Автосумма” сразу для нескольких ячеек.

Во время ввода формулы в ячейку, это действие отображается в строке формул, кнопки в этой строке смогут помочь в создании формул. Чтобы они появились нажмите на маленькую кнопочку серого цвета.

кнопки поиогающие в создании формул

  • кнопка галочка, поможет вам в проверке формул. Если ошибок нет, в ячейке будет выведен результат формулы. Если же ошибки есть, появится значок.

    При наведении на него курсора, вы узнаете о проблеме, а если нажать на стрелку внизу, вы вызовите помощь в устранении проблемы;

  • если вы хотите вернуться к предыдущей формуле, нажмите "x";

  • Чтобы выбрать функцию, используйте кнопку список функций - "Сумма".

    Если вы выберете функцию, то откроется окошко для создания формул с дополнительной информацией о ней.

как создать формулы в окнк формул

Копирование и перемещение листов в книгах Microsoft Excel

Книга в Excel, это множество листов, ее можно перевести в файл и перемещать, копировать, удалять и т.д.

Что такое лист Excel? Это рабочее поле под зоной инструментов, и состоит он из ячеек, расположенных между строк и столбцов. В каждой книге обычно расположено три листа.

Каждый лист, это таблица, в которой можно вводить данные и формулы. Если вам нужен дополнительный листок, нажмите по последней закладке или используйте горячие клавиши SHIFT+F11, как указано ниже. Также их можно удалять. Этих листов в книге достаточно много, около 255 штук.

изучение работы в таблице Excel

Копирование в программе Microsoft Excel

Если надо скопировать данные, которые уже находятся в листе и перенести их в другие ячейки, для этого необходимо.

  1. Выделить ячейку, которую необходимо скопировать.
  2. Нажать на кнопку “Копировать” на вкладке “Главная” или комбинацию горячих клавиш Ctrl+C на клавиатуре.
  3. При этом действии скопированная ячейка очерчится пунктирной линией. Теперь выделите ячейку в которую будет происходить перемещение данных.
  4. Далее нажать на кнопку “Вставить” на вкладке “Главная” или комбинацию горячих клавиш Ctrl+V на клавиатуре.
  5. Содержание предыдущей ячейки копируется в выбранную ячейку.

Если вам необходимо скопировать много листов, тогда вам надо:

  • нажать правой кнопкой мыши по закладке листа;
  • в появившемся окне выбрать “Переместить или скопировать…”;
  • как скопировать много листов

  • в новом окне настраиваются параметры копирования листа ( сверху, в какую из открытых книг следует скопировать лист, снизу, между какими листами следует вставить копию);
  • как настраиваются параметры копирования листов

  • если мы копируем лист, а не переносим его, следует отметить галочкой опцию «Создать копию».

Перемещение в программе Microsoft Excel

Для перемещения в Excel применяют команду "Вырезать" на вкладке "Главная". Чтобы произвести это действие надо:

  • выделить ячейки, которые подлежат вырезанию;
  • нажать кнопку “Вырезать” на вкладке “Главная или комбинацию горячих клавиш Ctrl+X на клавиатуре;
  • по окружности выделенных ячеек появится пунктирная линия. Теперь выделить ячейки в которые хотите переместить данные;
  • далее нажать на кнопку во вкладке “Главная” или нажать горячие клавиши Ctrl+V на клавиатуре;
  • вырезанные ячейки перемещаются на новое место.
  • Сохранение таблиц в программе Microsoft Excel

    Сохранение, это записывание таблицы Excel в файл и занесения его в Локальный диск. Затем этот файл возможно открыть на компьютере или перенести на флешку и передать кому-либо в Интернете. Как это сделать:

    • нажать на надпись “Файл” в левом верхнем углу программы Excel, или на кнопку с цветными квадратиками;
    • в появившемся окне найти “Сохранить как…”;
    • в окне проводника выбираем место куда будем сохранять файл;
    • На заметку. Файл необходимо сохранять в Локальном диске D или другой подобный, кроме диска C.

    • при этом необходимо напечатать название файла или оставить его как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке “Имя файла”;
    • нажимаем на кнопку “Сохранить”.

    Важно! Во время работы с таблицами их периодически необходимо сохранять, для этого действия имеется кнопка в верхнем левом углу программы.

    Нажав на нее, таблица перезапишется, то есть заменится новым вариантом. Это необходимо, чтобы не потерять данные, так как периодически возможен сбой в компьютере, и есть риск потери данных в таблице.

    Вывод

    Программа Microsoft Excel вполне доступна для понимания, главное приступать к ее изучению после Microsoft Word, тогда намного проще будет проходит процесс уяснения работы в ней.

    Я надеюсь, что материал был понятен и вы усвоили базовые знания, и научились работать в этой программе. Теперь вы знаете какие действия необходимы с текстом и числовыми значениями, и поняли работу над формулами.

    А также узнали, как копировать, перемещать и сохранять книгу в программе Excel.

    Главное не боятся и пробовать, не получилось, еще раз, и так до победного конца.

    Если вам понравилась статья, напишите, был ли она вам полезна. Задавайте вопросы, всем отвечу.

    Понравилась статья? Поделись!

    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Отправить комментарий Отменить

    Сообщение