Microsoft Excel - уроки для начинающих пользователей

базовые знания для работы с таблицей Excel

Excel – это компьютерная программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для вычислений любой сложности. Это одно из самых популярных приложений для такого рода задач.

Без Microsoft Excel не обойтись ни бухгалтеру, ни инженеру, ни менеджеру по продажам, т.е. всем, кто так или иначе связан с цифрами, эта программа необходима. Ведь в ней можно составить прайс более чем на миллион позиций, за долю секунды произвести сложнейшие вычисления, моментально сгруппировать значения и многое другое.

Excel (эксель) – это что-то вроде калькулятора с множеством функций и возможностей. В этой программе можно составлять отчеты, производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Нужна она, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом.

Она представляет собой большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции: складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое.

логотип Excel

Многие люди думают, что Excel – это только таблицы, они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются именно в этой программе. Но это не так, программа нужна, в первую очередь, для вычислений.

Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), тогда вам нужно работать в Microsoft Excel. А если нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.

Excel, по сравнению с Вордом, конечно, сложнее и лучше начинать работать в этой программе уже после того, как освоите Word. Чтобы изучить ее досконально, потребуется немало времени, но, как показывает практика, большинству для работы достаточно лишь базовых навыков.

Как открыть программу Excel

  • нажмите на кнопку «Пуск»;
  • в открывшемся списке нажмите на пункт «Все программы» (Программы);
  • появится новый список, найдите пункт «Microsoft Office» и нажмите на него. Если такой надписи вы не увидите, то, скорее всего, пакет офисных программ (в том числе программа Microsoft Excel) не установлен на Вашем компьютере. Скачать Microsoft Excel бесплатно можно здесь;
  • и, наконец, откройте Microsoft Excel.

Вот так выглядит окно Excel в современной версии.

окно Excel

Таблицы Excel

Программа Excel нужна для того, чтобы составлять таблицы и производить вычисления. Давайте мы научимся правильно составлять и оформлять таблицы.

Откройте Excel (Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Excel).

В верхней части находятся кнопки для редактирования.

кнопки для редактирования

После этих кнопок находится рабочая (основная) часть программы, она выглядит как одна большая таблица.

рабочая часть программы

Каждая ее клеточка называется ячейка, а самые верхние ячейки, они выделены другим цветом, называются A, B, C, D и так далее, это столбцы.

То есть, получается, у нас есть столбик с ячейками A, столбик с ячейками B, столбик с ячейками C и так далее.

Также обратите внимание на небольшие прямоугольники с цифрами 1, 2, 3, 4 и т.д. в левой части программы Excel. Это тоже не ячейки, а названия строк. То есть, получается, таблицу также можно поделить на строки (строка 1, строка 2, строка 3 и т.д.).

Исходя из этого, у каждой ячейки есть название. Например, если я нажму на первую верхнюю ячейку слева, то, можно сказать, что я нажала на ячейку A1, потому что она находится в столбике A и в строке 1. А на следующей картинке нажата ячейка B4.

название ячеек

Обратите внимание, когда вы нажимаете на ту или иную ячейку, то столбец и строка, в которой они находятся, меняет цвет.

А сейчас попробуйте напечатать несколько цифр в ячейке B2, для этого нужно нажать на данную ячейку и на клавиатуре набрать цифры. Чтобы закрепить введенное число и перейти к следующей ячейке, нажмите кнопку Enter на клавиатуре.

Кстати, ячеек, строк и столбцов в Excel очень и очень много. Вы можете заполнять таблицу хоть до бесконечности.

Кнопки оформления в Excel – в верхней части,они такие же как и в Microsoft Word, вы их должны знать.

кнопки оформления в Excel

Как составить таблицу в Excel

Посмотрите на уже составленную в Excel небольшую таблицу.

образец таблицы

Верхняя ее часть – это шапка (наименование, количество, цена, сумма).

На мой взгляд, сделать шапку самое трудное в составлении таблицы, нужно продумать все пункты, многое предусмотреть. Советую отнестись к этому серьезно, ведь очень часто из-за неправильной шапки приходится переделывать всю таблицу.

За шапкой следует содержание (сыр, масло, молоко, хлеб).

Попробуйте составить в программе Excel такую таблицу.

В нашем примере шапка - это верхняя (первая) строка, обычно она именно там и находится.

Нажмите на ячейку А1 и напечатайте первый пункт «Наименование»,затем щелкните по ячейке В1 и напечатайте следующий пункт – «Количество». Обратите внимание, что слова не помещаются в ячейках.

слова не помещающиеся в ячейках

Заполните оставшиеся ячейки С1 и D1. А теперь приведем шапку в нормальный вид, сначала нужно расширить ячейки, а точнее столбцы, в которые не поместились слова.

Для расширения столбца нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую два столбика, в нашем случае на линию между А и В. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета. Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте столбец до нужной ширины.

расширение столбца

Для расширения строки наведите курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую две строки. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета. Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте строку до нужной ширины.

расширения строки

Расширьте столбцы, в которых не поместился текст. Затем немного увеличьте шапку. Для этого наведите курсор на линию между строкой 1 и 2. Когда он поменяет вид, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, расширьте первую строку.

Принято, чтобы шапка несколько отличалась от содержимого. В таблице, которую мы повторяем, пункты шапки «толще» и «чернее», чем остальное содержимое, а также ячейки закрашены серым цветом. Чтобы это сделать, нужно воспользоваться верхней частью программы Excel.

Нажмите на ячейку A1, этим простым действием вы ее выделите, то есть «скажете» программе Excel, что собираетесь что-то изменить в данной ячейке. А теперь нажмите на кнопку Полужирный в верхней части (Ж) программы. Текст в ячейке станет толще и чернее (полужирный).

Конечно, таким же образом можно изменить и остальные пункты, но представьте, что у нас их не четыре, а сорок четыре и это у вас займет очень много времени. Чтобы это было быстрее, нужно выделить ту часть таблицы, которую мы собираемся менять. В нашем случае это шапка, то есть первая строка.

Есть несколько способов выделения

Выделение всей таблицы Excel. Для этого нужно нажать на маленькую прямоугольную кнопку в левом углу программы, над первой строкой (прямоугольником с цифрой 1).

выделение всей таблицы Excel

Выделение части таблицы. Для этого нужно нажать на ячейку левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, обвести ячейки, которые нужно выделить.

выделение части таблицы

Выделение столбца или строки. Для этого нужно нажать по названию нужного столбца.

выделение столбца

Кстати, таким же образом можно выделить несколько столбцов, строк и для этого нужно нажать на название столбца или строки левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, тянуть по столбцам или строкам, которые нужно выделить.

Как изменить шапку нашей таблицы
  • для этого выделите ее. Я предлагаю выделить строку целиком, то есть нажать на цифру 1;
  • после этого сделаем буквы в ячейках толще и чернее, для этого нажимаем кнопку – Ж (полужирный);
  • также в таблице, которую нам нужно сделать, слова в шапке расположены по центру ячейки, для этого нажмите кнопку – выровнять по центру;
  • и наконец, закрасим ячейки в шапке светло-серым цветом, для этого воспользуйтесь кнопкой – цвет заливки (кружка).

Чтобы выбрать подходящий цвет, нажмите на маленькую кнопку рядом и из появившегося списка цветов выберите нужный.

Самое сложное мы сделали, осталось заполнить таблицу. Сделайте это самостоятельно.

А теперь последний штрих, поменяем во всей таблице шрифт и размер букв. Напомню, что для начала нам нужно выделить ту часть, которую хотим изменить.

Предлагаю выделить таблицу целиком (фото11) и поменяем шрифт и размер букв. Нажмите на маленькую кнопку со стрелкой в поле, которое отвечает за шрифт, из появившегося списка выберите какой-нибудь шрифт.

Затем поменяйте размер букв, для этого нажимаем на маленькую кнопку в поле с указанием размера и из списка выберите нужный (напоминаю, что таблица должна быть выделена).

Если вдруг буквы перестанут помещаться в ячейки, всегда можно расширить столбец, как мы это делали в начале составления таблицы.

И еще один очень важный момент. На самом деле, составленная нами таблица на печати будет без границ (без перегородок). Выглядеть она будет вот так.

таблица без границ

Если вас не устраивает такой "безграничный" вариант, необходимо сначала выделить всю таблицу, после чего нажать на маленькую стрелочку в конце кнопки, которая отвечает за границы.

кнопка отвечающая за границы

Из списка выберите пункт "Все границы".

Если вы все сделали правильно, то получится вот такая таблица.

таблица с границами

Сохранение таблиц в Excel

Записывание таблиц Excel в компьютер называется сохранение. Это такой процесс, при котором мы делаем из таблицы файл и вносим его на Локальный диск, потом файл с таблицей можно открыть на компьютере, перенести на флешку, отправить по интернету.

  1. Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы, если такой надписи нет, то щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами, она тоже находится в левом верхнем углу Excel.
  2. Из списка выберите пункт «Сохранить как».
  3. Откроется небольшое окно. Через него нужно выбрать место на компьютере, куда следует сохранить таблицу (допустим, я хочу сохранить таблицу в Локальном диске D, в папке «Отчеты»). Значит, я открываю Локальный диск D, затем открываю папку «Отчеты» и сохраняю ее там.
  4. На заметку. Многие пользователи записывают свои таблицы в папку «Документы», но я не советую хранить в ней важные данные, так как она ненадежна. Лучше записывать в Локальный диск D или другой подобный (кроме диска C).

  5. При этом напечатаем название для нашего файла или оставьте таким, как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке «Имя файла».
  6. Нажмите на кнопку «Сохранить».Окошко исчезнет – это будет означать, что файл с таблицей записался в указанное место.

Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого откройте место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».

Важно! При составлении таблицы лучше время от времени ее сохранять, для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы.

кнопка сохранения

Нажав на нее, таблица перезапишется, то есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в компьютере произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.

Заключение

После изучения материала я надеюсь, что вы усвоили базовые знания, научились создавать таблицы и знаете как сохранить файл в электронных таблицах Microsoft Excel. Если вам понравилась заметка, напишите, был ли она вам понятна и полезна и я в следующих статье продолжу разбор, как работать в Excel программе.

.

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение