Microsoft Excel и работа со сложными формулами для начинающих

работа с  Microsoft Excel, где вы узнаете, что нужно делать с формулами и функцией суммирования в этой программе
Обновлено:

В Excel существуют функции на все случаи жизни. Их применение требуется для решения разнообразных задач на работе, учебе и т.д. Как-никак в этой программе можно составить и произвести сложнейшие вычисления, моментально сгруппировать значения и многое другое.

Excel, это ресурс в котором производят расчеты при помощи формул, и именно они участвуют в построении электронных таблиц. В этих формулах принимают участие операторы.

Математические операторы и ссылки на ячейки в формулах Excel

Excel поддерживает четыре вида операторов, именно они используются в формулах.

  1. Арифметические операторы:
    • “+” (плюс) - сложение = 3 + 3;
    • “–” (минус)- вычитание = 3 – 1 и отрицание = – 1;
    • “*” (звездочка) - умножение = 3 * 3;
    • “/ “ (косая черта) - деление = 3/3;
    • “% “ (знак процента) - доля = 20%;
    • “^” (крышка) - возведение в степень =.2^2.
  2. Операторы сравнения, с их помощью можно сравнить два значения, и результатом будет логическое значение либо истина, либо ложь:
    • “=” (знак равенства) - равно = А = В;
    • “>” (знак «больше») - больше = A1>B1;
    • “<” (знак «меньше») - меньше = A1
    • “>=” (знак «больше или равно») - больше или равно = A1>= B1;
    • “<=” (знак «меньше или равно») - меньше или равно = A1<= B1.
  3. Текстовый оператор, соединяет нескольких строк символов в одну.

    “&” (амперсанд) - соединение или сцепление двух значений для получения одного непрерывного текстового значения, пример - = "Северный" & "Ветер".

  4. Операторы ссылок, объединение размера ячеек для вычисления.
    • “:“ (двоеточие) - оператор размера, который образует одну ссылку на все ячейки, находящиеся между первой и последней ячейками диапазона, например - = СУММ (B5:B15);
    • “,” (запятая) - оператор Union, объединяющий несколько ссылок в одну ссылку, выглядит так - = СУММ (B5:B15, D5:D15);
    • “ “ (пробел) - оператор пересечения, который создает ссылку на ячейки, которые являются общими для двух ссылок, пример - = СУММ (B7:D7 C6:C8);
    • “#” (фунт) - символ “#” используется в нескольких случаях:

      -используется в качестве части имени ошибки #####;

      - используется для обозначения недостаточного места для отображения. В большинстве случаев вы можете расширить столбец, чтобы его содержимое отображалось правильно, пример - = СУММ (A2 #);

    • заменяющий оператор Range (размер), который используется для ссылки на весь диапазон в формуле динамического массива.
    • “@” (at) - оператор ссылки, который используется для указания неявного пересечения в формуле, пример - =@A1: A10 или = СУММ (Таблица1 [@ [Январь]: [Декабрь]]).

Что необходимо знать о ссылках в Excel

Процесс образования ссылок в Excel, это применение адреса ячеек, куда вводятся числовые значения. Все это имеет ряд преимуществ, мы получаем меньше ошибок, а также имеем возможность редактировать формулы.

Сообщая программе адрес ячейки в формуле, мы показываем программе ссылку на нее, в которой нужно прибавить оператор. При этом ссылка всегда относительна.

В Excel действуют три вида ссылок:

  1. Относительные ссылки, применяются для установки адреса ячейки, где содержится формула. При повторении и переносе функции в другую часть таблицы, адрес ячеек меняется касательно нового места и и выглядят они так - А1, В3.

    Эти ссылки удобны при необходимости ввода большого массива одинаковых формул, это намного ускоряет процесс работы.

  2. Абсолютные ссылки, применяются для перемещения закрепленного адреса ячейки, но без изменения формулы, для добавления столбцов и строк в таблице. Здесь впереди адреса ячейки устанавливается символ доллара, например, $A$1.
  3. Смешанная ссылка, применяется, если при копировании формулы необходимо изменить лишь один пункт ссылки, это или буква столбца, или номер строки, например:
    • В$5, D$12 – смешанная ссылка, не меняется номер строки;
    • $B5, $D12 - смешанная ссылка, не меняется наименование столбца.

При применении операторов и ссылок на ячейки, возможно создать множество комбинаций простых формул, например:

  • =А1+А2 - суммирует ячейки А1 и А2;
  • =С4-3 - вычисляет 3 из ячейки С4;
  • =E7/J4 - делит ячейку E7 на J4;
  • =N10*1,05 - умножает ячейку N10 на 1,05;
  • =R5^2 - возводит в квадрат ячейку R5.

Сложные формулы и порядок их выполнения Excel

Периодический порядок вычисления может воздействовать на место вызова функции, после ее выполнения. Поэтому необходимо понимать порядок действий в сложных формулах и уметь изменять полученный результат, который вы хотите увидеть.

Решение сложных формул в Excel проходит в конкретном порядке и постоянно начинается со знака равенства (=). Затем идут числовые значения и операторы, и вычисление в программе идет слева направо, аналогично вставленным символам.

В сложной формуле применяются несколько операторов и решение задачи происходит по определенному принципу. Но если имеются операторы с подобным преимуществом, то тогда последовательность действий идет слева направо.

Для изменения порядка действия в формуле, если есть необходимость его выполнения первым, тогда нужно заключить эти числовые значения в скобки - =(5+2)*3.

Также Excel может изменить значения, если они отличается от ожидаемого результата для программы. Например формула ="1" + "2" = 3 или = 1 + "$ 4.00" = 5. Excel ожидает число в формуле несмотря на текстовые кавычки и автоматически он трансформирует их в число.

Excel изменит текст как дату в формате мм/дд/гггг, переделает даты в числа и вычислит разницу между ними - ="6/1/2001"-"5/1/2001" = 31 и многие другие изменения.

Все сложные формулы в Excel проводятся в конкретном математическом порядке.

  1. Формулы в скобках, вычисляются первыми.
  2. Следующее действие возведение в степень (пример, 3^2).
  3. Далее выполняются умножения и деления, в порядке слева направо.
  4. Затем проводятся сложения и вычитания, также слева направо.

Пример: 10+(6-3)/2^2*4-1

Решение:
  • так как по правилам первое действие, это формула в скобках - 6-3=3, теперь сложная формула выглядит так: 10+3/2^2*4-1;
  • далее мы посмотрим, если в формуле наличие степеней, оно есть, делаем второе действие 2^2=4 и формула теперь выглядит так: 10+3/4*4-1;
  • затем выполняем действия умножения и деления, по правилам слева направо, а так как деление идет раньше умножения, то оно выполняется первым - 3/4=0,75. Сейчас формула выглядит так: 10+0,75*4-1;
  • следующий этап умножение - 0,75*4=3, формула стала такой: 10+3-1;
  • и последнее действие сложение и вычитание, а так как сложение идет первым, то тогда 10+3-1=12.

Ответ: 12

С этой сложной формулой произведено пять действий, и потрачено время. В Excel эта операция произойдет гораздо быстрей, если вы эту задачу в нее введете.

операции в Excel

Как создать сложную формулу в Excel

В Excel возможно производить не только простые арифметические действия, но и более сложные расчеты.

Для того, чтобы таблица произвела расчет, необходимо написать формулу. С этой целью надо определить в какой ячейке должны стоять результаты вычисления и выделить ее (нажать левой кнопкой мыши), она изменит цвет.

Запись формулы всегда начинается со знака “равно”, затем вводим саму формулу из адресов выделенных ячеек (синие ячейки).

выделение ячеек

Создаем ячейку результата вычисления E13, превращаем ее в активную, она станет жирным прямоугольником. Пишем символ “равно” и вводим адреса ячеек с оператором ”+” между ними (или другой).

После введения всех адресов ячеек, при нажатии на “Enter” в E13 отобразится вся сумма чисел.

отображение сыммы чисел

Функции в программе Microsoft Excel

При составлении таблиц обычно применяются похожие приемы и методы решения задач. Но нередко возникает необходимость сосчитать сумму или сделать подсчет средне арифметическое значение, и для этих цели в Excel существуют функции.

Функция, это определенная формула, с помощью которой возможно совершить конкретные действия, и при этом решить ту или иную задачу.

Рассмотрим наиболее популярную функцию – суммировать “Автосумма”.

Если необходимо сложить ячейки - А1 число 111, в А2 — 222, в А3 — 333. Бесспорно можно употребить стандартный метод и в итоге формула будет выглядеть =A1+A2+A3.

А например необходимо сложить множество значений? Вот тогда и поможет функция “Суммировать” или “Автосумма”.

Суммировать – значит сложить числа.

Для этого нужно выделить ячейку, где будет итоговое значение, ну, например, A5.

как выделить ячейку

Нажимаем на функцию “Суммировать”, то есть кнопку сигма. В это время ячейки выделяются.

функция суммирования

Нажимаем на ячейку с полученным результатом и в строке формул появится составленное выражение.

результат в строке формул

Прочитаем формулу =СУММ(A1:A4) - суммировать ячейки с А1 по А4 включительно.

Формулу возможно редактировать прямо в строке формул. Например, =СУММ(A1:A4)/2. Для этого в строке формул дописываем /2, то есть делим значение формулы на 2.

Функция “СУММЕСЛИ” в Excel

Все формулы в Excel записываются в том же порядке, как и в математике. Здесь возможно ввести формулу вручную через клавиатуру, а также посредством диалогового окна.

В Excel есть такая функция, как “СУММЕСЛИ”, которая выбирает и складывает данные из таблицы по определенным условиям, которые мы вводим в формулы. Ее можно найти по такому пути: вкладка “Формулы” - раздел “Библиотека функций” - здесь находим “Математические” - выбираем “СУММЕСЛИ” - откроется диалоговое окно “Аргументы функций” - заполняем его:

  • “Диапазон” - указываем диапазон столбца, с номерами отделов;
  • в строке “Критерий”, вносим какой отдел из столбца нам нужно посчитать;
  • “Диапазон суммирования” - указываем столбцы с данными, которые нужно посчитать;
  • нажимаем “ОК” и получим формулу.

работа с СУММЕСЛИ

Программа Open Office

Основная работа на компьютере включает в себя: печать документов, составление таблиц, создание презентаций и т.д. Для всех этих действий существуют специальные программы, так называемые офисные приложения и самое популярное, комплект Microsoft Office.

Именно он практически всегда устанавливается на ПК, но это платный пакет, его установочная цена стартует в пределах четырех тысяч. Бесплатно вы этой программой можете пользоваться только тридцать дней и затем вам придется платить или установить пиратскую версию, что чревато многими последствиями.

Но есть альтернативный вариант программе Microsoft Office, это бесплатный пакет Open Office, который практически не отличается от платного MS Office как внешне, так и внутренне.

Этот бесплатный пакет офисных программ способен, как открывать файлы, так и создавать, редактировать их в формате Microsoft Office. А также его интерфейс похож на платный аналог, это размещение вкладок, элементов, кнопок и т.д.

OpenOffice

Какие программы входят в Open Office

  1. Writer – текстовый редактор, альтернатива Microsoft Word.
  2. Calc – программа для создания таблиц, альтернатива Microsoft Excel.
  3. Draw – векторный графический редактор аналог Pain.
  4. Impress – создание презентаций, альтернатива Microsoft PowerPoint.
  5. Base – работа с базами данных (СУБД), вместо Microsoft Access.
  6. Math – редактор математических формул.

Скачать OpenOffice для Windows с официального сайта.

Зачем нужна программа Open Office

Разумеется, если у вас установлен пакет Microsoft Office и он хорошо работает, то вам Open Office не нужен, а если его нет. Тогда вы не сможете работать с офисными программами, а также создавать файлы и открывать уже готовые.

А также бывает и так, что Microsoft Office по неизвестной причине перестает работать, вы не можете его открыть, и вот в этот момент вам просто необходим Open Office.

Как пользоваться Open Office

  1. Скачиваем установочный файл.
  2. Открываем его и устанавливаем.
  3. На рабочем столе появляется ярлык.
  4. Запускаем его и выбираем тип файла, который хотим создать: текстовый документ, электронную таблицу, презентацию, рисунок, базу данных или формулу.
  5. Сразу откроется нужная программа.

Как сохранить созданный в программе файл

Все файлы в пакете Open Office удерживаются в конкретном формате, и сохранять их нужно в параметрах Microsoft Office. Так как при неправильном сохранении они не откроются на другом ПК. Как это сделать?

  • нажать на кнопку «Файл» вверху слева;
  • выбрать пункт «Сохранить как…»;
  • в нижней части окна сохранения щелкнуть по части «Тип файла» и из списка выбрать Microsoft;
  • и в конце 97/2000/XP.
  • как сохранить в Open Office

  • «Сохранить»

Файл будет сохранен и открываться на любом компьютере.

Вывод

В Microsoft Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и этих приемов, которые описаны в этой статье.

В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу программы.

Также вы можете изучить подробно Excel для начинающих пользователей на сайте Excel-Office - Простота для Вас.

Если вам понравилась статья и была понятна, оставляйте комментарии, задавайте вопросы.

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение