Microsoft Excel, как программа для сложных вычислений

Работа с  Microsoft Excel, где вы узнаете, что нужно делать с формулами и функцией суммирования в этой программе. Рассмотрим Open Office, как полноценную замену Excel.

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программа в разных областях, но в основном это компьютерная программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для вычислений любой сложности. Это одно из самых популярных приложений для такого рода задач. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Без Microsoft Excel не обойтись ни бухгалтеру, ни инженеру, ни менеджеру по продажам. В общем, всем, кто так или иначе связан с цифрами, эта программа необходима. Ведь в ней можно составить прайс более чем на миллион позиций, за долю секунды произвести сложнейшие вычисления, моментально сгруппировать значения и многое другое. Скачать бесплатную версию можно здесь

.

Программа Excel входит в состав набора офисных программ Microsoft Office и является вторым по значимости приложением (после Word). Этот пакет, к сожалению, платный, но есть и его бесплатный аналог Open Office.

Как составлять таблицу в Excel вы уже знаете из предыдущей заметки.

Как посчитать в программе Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel это не только большая таблица, но еще и суперсовременный калькулятор с множеством функций и возможностей.

Все вычисления в Excel называются формулы, и все они начинаются со знака равно (=).

Например, мы хотим посчитать сумму 3+2. Если мы нажмем на любую ячейку и внутри напечатаю 3+2, а затем нажму кнопку Enter на клавиатуре, то ничего не рассчитается – в ячейке будет написано 3+2. А вот если напечатаем =3+2 и нажмем Enter, то Excel всё посчитает и будет показан результат.

Запомните два правила:

  1. Все вычисления в Excel начинаются со знака =.
  2. После того, как ввели формулу, нужно нажать кнопку Enter на клавиатурею.

А теперь о знаках, при помощи которых мы будем считать. Также они называются арифметические операторы:

  • + сложение;
  • - вычитание;
  • * умножение;
  • / деление. Есть еще палочка с наклоном в другую сторону. Так вот, она нам не подходит;
  • ^ возведение в степень. Например, 3^2 читать как три в квадрате (во второй степени);
  • % процент. Если мы ставим этот знак после какого-либо числа, то оно делится на 100. Например, 5% получится 0,05.

При помощи этого знака можно рассчитывать проценты. Если нам нужно вычислить пять процентов из двадцати, то формула будет выглядеть следующим образом: =20*5%

Все эти знаки есть на клавиатуре либо вверху (над буквами, вместе с цифрами), либо справа (в отдельном блоке кнопок).

Для печати знаков вверху клавиатуры нужно нажать и держать кнопку с надписью Shift и вместе с ней нажимать на кнопку с нужным знаком.

А теперь попробуем посчитать. Допустим, нам нужно сложить число 122596 с числом 14830. Для этого щелкните левой кнопкой мышки по любой ячейке. Как я уже говорил, все вычисления в Excel начинаются со знака «=». Значит, в ячейке нужно напечатать =122596+14830.

И для того, чтобы получить ответ, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре. После чего в ячейке будет уже не формула, а результат.

А теперь обратите внимание вот на такое верхнее поле в программе Эксель

строка формул

Это «Строка формул». Она нам нужна для того, чтобы проверять и изменять наши формулы. Для этого нажмите на ячейку, в которой мы только что посчитали сумму. И посмотрите на строку формул, в ней будет показано, как именно мы получили данное значение. То есть, в строке формул мы видим не само число, а формулу, при помощи которой это число получилось.

Как правильно считать

Это простейший способ считать. Конечно, таким образом можно вычислить и более сложные вещи, главное, не забывать ставить скобки, где нужно. Например: =((375*230)+(1263-455))/(120*33).

Но, как правило, этот способ «счета» используется не так часто. Существует более продвинутый вариант.

Допустим, есть вот такая таблица.

таблица

В ней нужно посчитать сумму в соответствующем столбике. Получается, нужно умножить количество на цену по каждой позиции. Проще говоря, умножить значения в столбике B на значения в столбике C.

Начнем с первой позиции «Сыр». Щелкаем по ячейке D2 и печатаем знак равно.

вставление знака = в ячеку

Затем нажимаю на ячейку B2, так как нужно ее значение умножить на C2.

вставление в ячейку значений ячейки В2

Печатаю знак умножения *.

вставление в ячейку знака *

Теперь щелкаю по ячейке C2.

вставление в ячейку значений ячейки С2

И, наконец, нажимаю кнопку Enter на клавиатуре. Все! В ячейке D2 получился нужный результат.

Щелкнув по этой ячейке (D2) и посмотрев в строку формул, можно увидеть, как получилось данное значение.

полученный результат и строка формул

Почему именно так считать правильно?! Дело в том, что когда мы вычисляем этим способом, Excel считает не те цифры, которые введены в ячейки, а содержимое ячеек, т.е. если вы поменяете в ячейке значение, то сумма соответственно изменится.

Формулы в программе Microsoft Excel

Бывает так, что нужно сделать слишком много вычислений, и считать каждое значение по отдельности будет очень долго. Есть способ ускорить этот процесс.

Посмотрите на таблицу.

таблица

Начиная с ячейки D2 и заканчивая D5, мы считали, используя одну и ту же формулу =Bn*Cn.

Число n в нашем случае – это номер ячейки, то есть номер строки, в которой находится ячейка.

В этой табличке только четыре пункта: Сыр, Масло, Молоко, Хлеб. Поэтому нас не сильно затруднило посчитать сумму по каждому наименованию отдельно. Это даже полезно: ведь, как известно, повторение – мать учения. Но что делать, если в таблице не четыре наименования, а сто сорок четыре?! Неужели каждое значение придется считать отдельно?!

К счастью, есть более простой способ. Дело в том, что Excel – программа «умная», и она многое «понимает». Если мы в ячейке посчитаем значение при помощи формулы, то Эксель сможет эту самую формулу применить к другим ячейкам. Попробуем это на нашей таблице.

Удалите все значения в столбце «Сумма». Проще всего выделить ячейки с D2 по D5 и нажать кнопку Delete (Del) на клавиатуре. Таким образом содержимое очистится.

Теперь еще раз посчитаем ячейку D2 при помощи формулы. Напомню, для этого мы печатали в D2 знак равно (=), нажимали на ячейку B2, затем печатали знак умножения (*), нажимали на C2 и нажимали кнопку Enter на клавиатуре.

То есть наша формула выглядит следующим образом: =B2*C2. Проверить это можно, нажав на ячейку D2 и посмотрев в строку формул (вверху).

А теперь попробуем эту формулу применить к другим ячейкам (D3, D4, D5). Для этого щелкните по D2. Ячейка выделится рамкой. В нижнем правом углу этой рамочки есть небольшой квадратик. Вот он-то нам и нужен.

Если Вы наведете на этот квадратик курсор (плюсик), то он примет вид черного знака плюс (+).

применение первой ячеки с формулой к другим ячейкам

Вот когда он стал таким плюсом, нужно нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, тянуть вниз до последней нужной нам ячейки (D5).

протягивание вниз до последней ячейки

Отпустив левую кнопку мыши, программа посчитает значения в каждой ячейке, исходя из указанной формулы =Bn*Cn.

все посчитанные значения в каждой ячейки

Таким образом, Excel «понял», что нужно сделать, и успешно с этим справился.

Функции в программе Microsoft Excel

Составляя таблицы в Excel, мы используем одни и те же приемы и способы решения поставленных задач. Например, часто необходимо посчитать общую сумму значений или вычислить их среднее арифметическое. Вот для этого и нужны функции.

Функция – это некое готовое решение, при помощи которого можно произвести определенную операцию, решить ту или иную поставленную задачу.

Мы рассмотрим одну из наиболее популярных и часто используемых функций – суммировать (автосумма).

Функция Суммировать (автосумма).

Введите в ячейку А1 число 111, в А2 — 222, в А3 — 333.

Нам нужно сложить эти ячейки. Конечно, можно воспользоваться стандартным способом: щелкнуть в какую-нибудь ячейку, напечатать знак =, нажать на ячейку A1, затем напечатать знак +, нажать на A2, снова напечатать +, нажать А3 и кнопку Enter. В итоге формула будет выглядеть следующим образом: =A1+A2+A3.

А если нам нужно сложить сотни значений?! Вот здесь и поможет функция «Суммировать» (в народе она называется «автосумма»).

Суммировать – это функция, при помощи которой можно быстро сложить числа.

Чтобы сложить значения в ячейках A1, A2 и A3 с помощью этой функции, нужно нажать на какую-нибудь ячейку, где следует вывести результат. Лучше всего для этой цели выбрать ячейку под цифрами. Например, A5.

выделение одной ячейки для применения формулы суммирования

А теперь вызовем функцию «Суммировать». Есть несколько способов, как это сделать, но самый простой – нажать на кнопку сигма на панели редактирования (вверху программы) Суммировать.

Посмотрите на ячейки с цифрами. Как только вы нажмете на кнопку сигма, они выделятся.

нажатие на кнопку сигма

А теперь щелкаем по ячейке с полученным результатом и смотрим в строку формул.

строка формул

Расшифровывается она так: суммировать ячейки с А1 по А4 включительно.

Кстати, эту формулу можно редактировать прямо в строке формул. Например, мне нужно поделить получившееся значение на два. Для этого в строке формул допечатываю /2. Получается следующее: =СУММ(A1:A4)/2.

Open Office

Для многих людей работа на компьютере – это, в первую очередь, печать документов, составление таблиц и баз данных, создание презентаций. Все это делается в специальных приложениях, которые называются офисными.

Самый популярный набор таких программ — это Microsoft Office, и именно он чаще всего установлен на компьютере. Но это платный пакет и его стоимость начинается от 4000 рублей.

Бесплатно получить его можно только на тридцать дней (для ознакомления) или используя пиратскую версию.

Обычно пользователи компьютера для работы с документами, таблицами и презентациями используют приложения пакета Microsoft Office. Это такие программы как Word, Excel, Access, Power Point. Но кроме них есть и другие варианты. Один из них – набор OpenOffice, который практически ничем не уступает MS Office как внешне, так и внутренне.

OpenOffice – бесплатный пакет офисных программ. Умеет как открывать, так и создавать/редактировать файлы формата Microsoft Office. А также имеет похожий интерфейс: расположение элементов, кнопок и т. д.

программа OpenOffice

Какие программы входят в OpenOffice:

  • Writer – текстовый редактор, альтернатива MS Word;
  • Calc – программа для создания таблиц, альтернатива MS Excel;
  • Draw – векторный графический редактор (аналог Paint);
  • Impress – создание презентаций, альтернатива MS PowerPoint;
  • Base – работа с базами данных (СУБД), вместо MS Access:
  • Math – редактор математических формул.

Скачать OpenOffice для Windows - официальный сайт(размер 133 МБ).

Зачем нужен Open Office

Конечно, если у вас есть работоспособный пакет MS Office, то вы можете и открывать и создавать документы, таблицы, презентации и т. д. Но вот если такого набора нет, то работать с офисными программами просто не получится. Мало того, что вы не сможете создать ни один подобный файл, так еще и не сможете открыть уже готовый.

А бывает так, что Microsoft Office на компьютере есть, но в какой-то момент программы пакета перестают работать.

И вот тогда-то и нужен OpenOffice. Он бесплатный и практически ничем не отличается от ранних версий Microsoft Office.

Вот как, например, выглядит Writer (аналог Word).

Writer (аналог Word)

А вот так выглядит Calc (аналог Excel):

Calc (аналог Excel)

Как пользоваться
  1. Скачиваем установочный файл.
  2. Открываем его и устанавливаем.
  3. На Рабочем столе появляется ярлык.
  4. 4. Запускаем его и выбираем тип файла, который хотим создать: Текстовый документ, Электронную таблицу, Презентацию, Рисунок, Базу данных или Формулу.

Сразу после этого откроется нужная программа.

На заметку. Все файлы типа MS Office будут по умолчанию запускаться в подходящей для них программе из набора OpenOffice. Документы, созданные в Ворде, откроются в Writer, файлы Экселя – в Calc, презентации – в Impress.

Как сохранить созданный в программе файл

Файл, созданный в офисной программе из набора OpenOffice, по умолчанию сохраняется в определенном формате. Конечно, работать с ним на своем компьютере вы потом сможете, но вот на другом компьютере, где нет такого пакета, он может даже не открыться.

Чтобы такого не произошло, рекомендуется сохранять офисные файлы (документы, таблицы, презентации) в формате Microsoft Office, а не в том, который предлагается по умолчанию.

Как правильно сохранить:

  1. Нажать на кнопку «Файл» вверху слева и выбрать пункт «Сохранить как…».
  2. нажать на кнопку «Файл» вверху слева и выбрать пункт «Сохранить как…»

  3. 2В нижней части окна сохранения щелкнуть по части «Тип файла» и из списка выбрать тот пункт, где написано Microsoft и в конце 97/2000/XP.
  4. щелкнуть по части «Тип файла» и из списка выбрать тот пункт, где написано Microsoft и в конце 97/2000/XP

  5. Нажать на кнопку «Сохранить»
Заключение

В Microsoft Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу программы.

PS: Для дальнейшего изучения Excel оставляю вам видео о формулах в этой программе, а также на YouTube вы найдете уроки Езепова Дмитрия, они достаточно доступны для понимания и я думаю они вам во многом помогут.

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение